업무에서 결재를 받기 위해 문서를 작성할 때 많은 사람들이 워드나 종이 문서를 사용합니다. 하지만 엑셀을 활용하면 더욱 체계적이고 효율적인 결재 문서를 만들 수 있습니다. 특히, 여러 부서에서 결재가 필요한 경우 엑셀을 활용하면 간편하게 문서를 정리하고 공유할 수 있습니다. 엑셀로 작성한 문서에 결재란을 만들고 싶을 때가 있을 것인데요. 이번 글에서는 엑셀에서 결재란을 만드는 방법을 단계별로 설명하겠습니다.
결재란의 기본 개념
엑셀은 배우기 어렵지만 배우고 나면 여러가지 기능을 무궁무진하게 사용할 수 있습니다. 결재란을 만드는 이유는 문서 내에서 승인 여부를 명확히 하고 결재자의 서명이나 승인 내용을 손쉽게 확인할 수 있도록 하기 위함입니다. 결재란은 일반적으로 결재자의 직위 및 성명, 결재 날짜, 승인 여부 (예: 승인, 반려 등), 서명란(또는 도장)으로 구성됩니다.
엑셀 결재란 만들기 방법
먼저 결재란을 구성할 표(테이블)를 작성해야 합니다. 엑셀을 열고 새 워크시트를 생성합니다. 결재란을 삽입할 위치를 정한 후, 적절한 크기로 셀을 병합하여 테이블을 만듭니다. 테두리를 설정하여 시각적으로 구분이 잘되도록 정리합니다.
| 결재자 | 직위 | 결재 날짜 | 승인 여부 | 서명 |
|---|---|---|---|---|
| 홍창수 | 대표 | 2023-02-17 | 승인 | |
| 김기동 | 본부장 | 2023-02-18 | 승인 |
이런 식으로 작성을 하시면 되겠습니다. 그리고 나서는 셀 서식을 설정해주시는 것이 좋은데요. 결재 날짜 입력란을 선택한 후 셀 서식(Ctrl + 1) → 날짜 형식을 선택하여 원하는 형식으로 지정하여 날짜 입력란을 설정해주세요.
승인 여부 드롭다운 메뉴 만드는 방법을 설명드리겠습니다. 승인 여부 칸을 선택한 후 데이터 → 데이터 유효성 검사 → 목록을 선택합니다. 목록 팝업창에서 “승인”, “반려”, “보류” 등의 옵션을 입력하여 드롭다운 메뉴를 만드시면 됩니다.
결재를 할 때에는 서명이나 도장(직인)이 들어가는데요. 그림 삽입 기능을 이용하시면 도장(직인)을 넣을 수 있습니다. 서명란에 전자 서명 또는 이미지 파일(도장)을 삽입하려면 삽입 → 그림 → 이 장치에서 삽입을 선택하여 서명 이미지를 추가하면 됩니다. 직접 서명하는 기능을 넣고 싶으시다면 결재자가 직접 서명할 수 있도록 그리기 탭 → 자유곡선 펜 도구를 사용하시면 됩니다.
엑셀 결재란 만들기 방법을 설명드렸는데요. 결재자가 승인 여부나 서명을 변경할 수 있도록 하고 다른 부분은 수정되지 않도록 제한할 필요가 있다면 다음과 같이 설정을 해주세요. ‘검토 → 보호된 시트‘ 메뉴에서 비밀번호를 설정하고, 특정 셀만 편집 가능하도록 설정해주세요. 여러 명이 동시에 문서를 편집해야 할 경우, 공유 기능을 활용하여 특정 사용자에게 편집 권한을 부여할 수 있습니다.
결재란을 자동화하는 추가 기능 활용
결재란의 “승인 여부” 값을 기반으로 자동으로 색상이 변경되도록 설정하면 가독성이 향상됩니다. 조건부 서식을 이용하시면 자동으로 색상이 변경되게끔 할 수 있습니다. 방법을 설명드리겠습니다. “승인 여부” 열을 선택합니다. 조건부 서식 → 새 규칙 → 셀 값이 ‘승인’일 경우 초록색으로 표시를 설정해주세요. 반려된 경우 빨간색으로 표시하는 규칙 추가하시면 더욱 명확하게 보실 수 있습니다.
엑셀에서 결재란을 만들면 체계적인 문서 관리와 효율적인 업무 처리가 가능합니다. 기본적인 테이블 구성부터 자동화 기능까지 활용하면 더욱 편리하게 결재 문서를 운영할 수 있습니다. 특히, 데이터 유효성 검사, 조건부 서식 등을 활용하시면 결재란 기능을 만들 수 있습니다.
